التوثيق

موضوع: التوثيق الإثنين 23 نوفمبر 2009, 10:19 pm

التوثيق

لأهمية الأدلة والشواهد في عملية سعي المدرسة للاعتماد فأننا نقدم هذه المادة التدريبية عن التوثيق
العناصر التي سنتناولها في هذه المادة التدريبية
1 - ما هو التوثيق
2 - أهداف التوثيق
3 - فوائد التوثيق
4 - أنواع التوثيق
5 - طـرق التوثيق
" سنذكرها هنا بشكل مجمل و نذكر كل واحدة منها تفصيلاً في موضوع منفصل خاص بها"
6 - خطوات التوثيق
7 - معايير التوثيق الجيد

ما هو التوثيق
هو رصد و تسجيل دقيق لجميع المعلومات والحقائق بطرق عديدة لتكون مرجعاً في خدمة أغراض المؤسسة بشكل يساعد علي :
1- معرفة النتائج المحققة.
2- إدراك حجم و نوع الأنشطة / البرامج المنفذة.
3- إدراك الدروس المستفادة و تسجيل الخبرة التي تم الحصول عليها
و إمكانية تكرارها فى المستقبل
4- أداة للمساعدة في التخطيط والتنظيم والمتابعة والتقويم

أهداف التوثيق
أهداف إدارية تنظيمية:
1 - تنظيم العمل وتحديد اختصاصات كل فرد.
2 - تسهيل تقديم الخدمات.
3 - تقييم الأداء .

أهداف تعليمية تدريبية :
1 - وسيلة تدريب وتقديم خدمة من خلال الاطلاع على الوثائق والملفات.
2 - التوثيق وسيلة هامة من وسائل الأشراف.
3 - تقييم الجهد واكتشاف جوانب القوة في العمل وتدعيمه وسد الثغرات إن وجدت في ميدان العمل

فوائد التوثيق
1- يساعد علي بناء الذاكرة المؤسسية .
2- يساعد في بناء الأنشطة المستقبلية اعتماد علي الخبرة المحفوظة.
3- يسهل تنفيذ الأنشطة الشبيهة.
4- يقي من الوقوع في أخطاء و بخاصة التي سبق الوقوع فيها من قبل

موضوع: رد: التوثيق الخميس 03 ديسمبر 2009, 2:28 am

أنواع التوثيق
تقليدي
تقارير – نماذج - مستندات رسمية
غير تقليدي
سمعي بصري - سمعي - بصري - مستندات مصغرة (ميكروفيلم|)

طـرق التوثيق
• النشر
• الفيديو
• الصور
• السجلات
• الانترنت
• التقارير
• التسجيل الصوتي
" سيتم شرح كل واحدة منها تفصيلاً في موضوع منفصل خاص بها"

خطوات التوثيق
1 - حدد أهداف التوثيق و راعي أن تكون بسيطة و معبرة بدقة عن ما نرغب فيه.
2- اجمع كل ما يتاح لك من مواد (مستندات – نماذج – فيديو – تسجيلات – بوسترز – كتيبات – أخبار صحفية – تسجيلات إذاعية – تسجيلات فيديو – صور فوتوغرافية – تقارير - ... )
3- قسم موضوعات التوثيق بحسب الأهداف إلي موضوعات رئيسية.
4- قسم المواد التي جمعتها بحسب الموضوعات.
5- راجع المواد التي جمعتها بحسب كل موضوع فمراجعتها قبل البدء من شأنها إثارة الذاكرة.
6- ابدأ بكتابة الخطوات التي تم اتباعها بحسب كل موضوع مع عدم إهمال التفاصيل
7- دعم كل خطوة كتبتها بما يتاح لك من مواد (صور – تقارير إعلامية ...).
8- دعم خطواتك بحالات دراسية توضح مدي التغير الذي تم نتيجة تدخلاتك .
9- ضم جميع الأجزاء و قم بقراءتها معا أكثر من مرة.
10 - ضع المرفقات الخاصة ثم قم بتوزيع التقرير النهائي علي المهتمين .

معايير التوثيق الجيد
1- أن يذكر جميع الخطوات التي تم تنفيذها دون إهمال لأي منها.
2- أن يكون مدعما بأكبر قدر و أكبر تنوع من المواد التي تساعد القارئ علي أن يعيش الحدث كما تم.
3- أن يكون مدعما بدراسات حالة يمكنها تقديم نماذج حية لما نبغي قوله
4- أن يكون الشخص القائم بالتوثيق متوازنا غير متحيز فمن غير المعقول أن كل شيء مدروس و تم بجودة عالية من دون مشاكل أو أخطاء أو علي الأقل رؤية مستقبلية للتحسين.
5- أن يكون به بعدا تحليليا نقديا و به كذلك خطوات مقترحة للتحسين.

» طرق التوثيق