الدفاتر ذات القيمة
أنواع الدفاتر ذات القيمة
1- دفاتر قسائم المتحصلات الأميرية المختلفة 33 ع.ح
2- دفاتر قسائم المتحصلات غير الأميرية 123 ت . ت (تربية و تعليم )
3- دفاتر حوافظ توريد النقود 37 ع. ح
4- دفاتر الشيكات المنصرفة من البنك المركزي المصري
5- إذن إضافة (نموذج 1 مخازن حكومية )
كيفية استعمال الدفاتر ذات القيمة
1- يجوز أن يكون لدي أمين التوريدات دفتران من قسائم 33 ع. ح من الحجم الذي يناسب حركة التحصيل أحدهما للاستعمال و الأخر احتياطي يستعمل عند انتهاء الدفتر الأول
2- لا يجوز استعاضة أي من دفاتر التحصيل من مخازن الجهة إلا بعد المراجعة الحسابية و إثبات ذلك علي أخر قسيمة مستعملة (اللائحة المالية )
3- يجب ألا تزيد مدة استعمال الدفتر الواحد من دفاتر التحصل عن شهرين و لكن يجوز في الحالات الاستثنائية التي تقل فيها حركة التحصيل استعمالها لمدة شهرين آخرين بعد اتخا الإجراءات المالية للتجديد ما عدا الدفاتر 33 ع ح ذات القسائم العشرة فهى تستخدم حتى انتهائها .
4- يجب أن يذكر في المذكرة الأسباب التي استدعت استعمال الدفتر أكثر من شهرين و الإجراءات التي نصت عليها أحكام اللائحة المالية قد تم اتخاذها (اللائحة المالية )
كيفية مراجعة الدفاتر ذات القيمة
1- يراجع دفتر قسائم التحصيل (33 ع.ح) قبل توريد المبالغ المحصلة من مدير الحسابات أو وكيلة و كذلك عند انتهائه
2- تراجع دفاتر التحصيل 123 ت.ت بمعرفة الوحدة الحسابية و ينطبق عليها جميع التعليمات الواردة في اللائحة المالية للموازنة و الحسابات و كتاب المديرية المالية بالفيوم لسنة 2002 و كتاب وزارة التربية و التعليم رقم 80 لسنة 1986
طرق ارتجاع الدفاتر ذات القيمة
1- تعاد الدفاتر المنتهي العمل بها من المستلم علي نموذج 8 مخازن إلي مخازن الجهة التي صرفتها بعد المراجعة لتخصم من عهدة الصنف المستديم أو العهدة الشخصية
2- دفاتر نموذج 1 مخازن المنتهية تبقي عند أمين التوريدات لمدة سنتين خلاف سنة الأستعمال و بعدها تحفظ لمدة 5 سنوات بإدارة المحفوظات بالمصلحة .
3- يراعي أن تحفظ قسائم التحصيلات (استمارة 33 ع .ح) لمدة خمس سنوات بالجهة المختصة ثم ترسل إلي إدارة المحفوظات و تبقي لمدة خمس سنوات أخري ثم تعدم
4- سنة الحفظ سنة ميلادية تبدأ من أول يناير و تنتهي في أخر ديسمبر و تحسب مدة الحفظ لجميع أنواع المحفوظات
5- حركة الدفاتر ذات القيمة شهرياً و تقوم وحدة العهد بمراجعة الكشوف الشهرية و مناقضة ما ورد بها من اختلافات عند القيام بمراجعة الدفاتر و إبلاغ الجهات المختصة بصورة منها بعد المراجعة ،
الإجراءات المالية و المخزنية لاستلام و ارتجاع الدفاتر
أولا: استلام الدفاتر ذات القيمة .
1- تصرف الدفاتر من المخازن بموافقة مدير الحسابات و اعتماد رئيس الجهة
2- تصرف الدفاتر المشار إليها بمعرفة الموظف المختص (أمين التوريدات )
3- كل عامل يتسلم دفتراً أو أكثر من الدفاتر ذات القيمة يعتبر مسئولا عنه و عن عدد أوراقه
4- عند استلام دفاتر جديدة من الدفاتر ذات القيمة ختم كل قسيمة من قسائم هذه الدفاتر بخاتم المصلحة أو الفرع الذي يتسلمها بالخاتم ذي النسر
ثانيا : مراجعة الدفاتر ذات القيمة .
1- يراجع مدير الحسابات أو وكيله دفتر قسائم التحصيل 33 ع.ح قبل توريد المبالغ المحصلة للتحقق من صحة مجموع المبالغ المطلوب توريدها كما يراجع الدفتر المذكور أيضاً عند انتهائه و ذلك مع التأشير علي آخر قسيمة بما يفيد المراجعة
2- يتم مراجعة قسائم التحصيل 123 ت. ت بمعرفة الوحدة الحسابية و ذلك أسوة بما هو متبع عند مراجعة دفاتر 33 ع. ح حيث أن دفاتر 123 ت . ت من الدفاتر ذات القيمة و تخضع لجميع التعليمات الواردة في اللائحة المالية للموازنة و الحسابات (كتاب دوري وزارة المالية 83/1973 و كتاب المديرية المالية بالفيوم لسنة 2002 وكتاب وزارة التربية و التعليم رقم 80 لسنة 1986
ثالثا : ارتجاع الدفاتر ذات القيمة :
1- تعاد الدفاتر المنتهي العمل بها من المستلم علي نموذج 8 مخازن حكومية إلي مخازن الجهة التي صرفتها بعد مراجعتها بمعرفة ممثلي وزارة المالية لتخصم من عهدة الصنف المستديم و العهدة الشخصية .
2- بالنسبة لدفاتر إضافة الأصناف نموذج (1) مخازن حكومية المنتهية تبقي عهدة متسلمها سنتين خلاف سنة الاستعمال و بعدها تحفظ لمدة خمس سنوات بإدارة محفوظات المصلحة و بعد ذلك تصبح مستغني عنها
3- يراعي أن تحفظ قسائم المتحصلات استمارة رقم 33 ع.ح و ما يماثلها لمدة خمس سنوات بالجهة المختصة ثم ترسل إلي إدارة المحفوظات ثم ترسل إلي إدارة المحفوظات و تبقي بها لمدة خمس سنوات أخري ثم تعدم
4- سنة الحفظ هي سنة ميلادية تبدأ في أول يناير و تنتهي في أخر ديسمبر و تحسب مدة الحفظ لجميع أنواع المحفوظات من أول يناير التالي لتاريخ أنتهاء العمل فيها
تقوم المدرسة و ديوان المديرية و الإدارات التعليمية بإخطار إدارة المخازن و المشتريات (مراقبة العهد) بحركة الدفاتر ذات القيمة شهرياُ ثم تقوم وحدة العهد بمراجعة الكشوف الشهرية و مناقضة ما يروه من اختلافات عند القيام بالدفاتر و إبلاغ الجهات المختصة بصورة منها بعد المراجعة و الاعتماد
الجمعة 05 فبراير 2010, 5:08 pm