طريقة استخدام أداة فحص الوثائق

أولا : مقدمة:
يُعد تحليل الوثائق أحد الطرق المهمة للحصول على حقائق ومعلومات تتعلق بظاهرة معينة
ومن أمثلة الوثائق: سجلات محاضر الاجتماعات، والمكاتبات الإدارية، والملفات المحفوظة في إدارات شئون العاملين، وتقارير الكفاية في الأداء، والتقارير الاجتماعية والسلوكية، وغيرها.
دواعي استخدام الوثائق:
١- التحليل الطولي: تساعد الوثائق على دراسة الموضوع موضع الفحص في مُدد زمنية طويلة، مثل: الكشف عن اتجاهات المتعلمين نحو المواد الدراسية، أو اتجاهات العاملين نحو الجودة.
٢- الحصول على بيانات ومعلومات صادقة ومتسقة: يمكن باستخدام الوثائق جمع بيانات ومعلومات من نتاج المتعلمين، ودرجات الاختبارات، ومحتوى السجلات المدرسية، وغير ذلك مما يعبر عن واقع الممارسات داخل المؤسسة اعتمادا على عينات كبيرة الحجم.
٣-التحديد والإقرار: نعنى بذلك أن دراسة وتحليل الوثائق هي الوسيلة التي تساعدنا على الحصول على معلومات ذات دلالة حول الموضوع محل الدراسة. فالأشخاص والمؤسسات يكونون أكثر قدرة على صياغة انطباعاتهم واتجاهاتهم الصحيحة، وكذلك أعمالهم وممارستهم الفعلية داخل المؤسسة التعليمية.
عيوب فحص وتحليل الوثائق:
١- التحيز: تكون الأسباب التي دونت من أجلها الوثائق سببا في تحيز القائم بالتدوين. وقد تكون الوثيقة مصدرا ذا قيمة من ناحية المعطيات والمعلومات التي تتضمنها، وفى نفس الوقت نجد أن الوثائق تميل إلى المبالغة فى سرد الأحداث.
٢ - نقص المعلومات: تتضمن الوثائق أحياًنا بيانات ومعلومات غير كاملة أو تنقصها الدقة
3 - محدودية وجود أنماط من الوثائق: تفتقد بعض الوثائق إلى شكل عام متفق عليه، وهو ما يجعل عملية المقارنة بين المعلومات التي تشتمل عليها هذه الوثائق أمرا عسيرا؛ إذ ربما نجد معلومات مهمة في وثيقة ما، ولا نجدها في وثيقة أخرى.
٤- الإهمال في حفظ الوثائق: من المهم اختيار الوسيلة المناسبة لحفظ الوثائق، فقد يؤثر سوء الحفظ على جودة الوثيقة، ومن ثم يؤثر على عملية دراستها وتحليلها.

ثانياً تحميل الأداة
للتعليم الأساسي
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
للثانوي العام
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
لرياض الأطفال
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]

ثالثا : طريقة استخدام الأداة

لاحظ أن :
1 - لكل بطاقة فحص وثائق غلاف يسجل عليه بيانات المدرسة و التوجيه و الإدارة و بيانات الأشخاص الذين قاموا باستخدام البطاقة كذلك لكل بطاقة فحص وثائق عنوان موضح به المجال الرئيسي الذي تستهدفه البطاقة و المجال الفرعي و المعيار أيضاً
2 – موضح في الخانة الأولى من الجدول المؤشر الذي تستهدفه الأداة مع ملاحظة أنك أثناء ملء البيانات قد لا تجد مؤشرات بعينها و هذا يعني أن هذه المؤشرات لا تستهدفها هذه الأداة و أنك ستجدها في أداة أخرى " ملاحظة أو مقابلة "
3 – الخانة الثانية موضح بها الممارسات التي تخص المؤشر الموضح بالخانة الأولى مع ملاحظة أنك أثناء ملء البيانات قد لا تجد ممارسات بعينها و هذا يعني أن هذه الممارسات لا تستهدفها هذه الأداة و أنك ستجدها في أداة أخرى " ملاحظة أو مقابلة "
4 – الخانة الثالثة و تخص الوثيقة التي سيتم فحصها للتأكد من تحقق الممارسة
5 – الخانة الرابعة و تخص البيانات المطلوبة و هي البيانات التي سنبحث عنها في الوثائق المكتوبة بخانة الوثيقة للتأكد من مدى تحقق الممارسة
6 - الخانة الخامسة الخاصة بالقائم بالفحص مكتوب فيها بيان توضيحي للفئة التي يفترض بها استخدام البطاقة و ذلك للاستعانة بها في معرفة الأشخاص الذين سيقومون باستخدام البطاقة ثم كتابة بياناتهم على غلاف الأداة الخارجي
7 - الخانة السادسة الخاصة بالحكم وهي تختص بالحكم على وجود البيان المطلوب و ليس الوثيقة هذا يلاحظ أن بها استجابتين الأولى موجود و يتم وضع علامة √ بها في حالة وجود البيان المطلوب في الوثيقة المذكورة ويلاحظ هنا انه قد يذكر للبيان الواحد أكثر من وثيقة و قد لا يوجد بالمؤسسة سوى وثيقة واحدة منها و لكن يوجد بها البيان المطلوب في هذه الحالة نختار الحكم موجود أيضاً
أما الاستجابة الثانية فهي غير موجود و نختارها إذا لم نجد البيان المطلوب في أي من الوثائق الموضحة بخانة الوثيقة أو في حالة عدم وجود أي من الوثائق الموضحة حتى و إن كانت الممارسة مفعلة ذلك انه لا دليل على هذا التفعيل
8 – خانة التقدير يتم ملؤها بوضع علامة أسفل التقدير المناسب لدرجة تفعيل الممارسة و التي تتضح من مدى وجود البيانات المطلوبة و يكون ذلك على النحو التالي :
• التقدير 1 في حالة عدم وجود البيانات نهائياً أو وجود بيانات تدل على تفعيل الممارسة بدرجة ضعيفة " أقل من 50% "
• التقدير 2 في حالة وجود بيانات تدل على تفعيل الممارسة بدرجة متوسطة " من 50 % إلى 64 % "
• التقدير 3 في حالة وجود بيانات تدل على تفعيل الممارسة بدرجة جيدة من 65 % إلى 79 % "
• التقدير 4 في حالة وجود بيانات تدل على تفعيل الممارسة بدرجة ممتازة 80 % فأكثر "
مع ملاحظة أن كل ممارسة تأخذ تقدير واحد فقط " 1 أو 2 أو 3 أو 4" مهما تعددت الوثائق أمامها لأننا نعطي التقدير على مدى تحقق الممارسة " بمعنى أن كل رقم مكتوب في الخانة الثانية من الجدول يقابله درجة واحدة "
9 – و أخيرا ً خانة المبررات يكتب فيها المبررات التي دفعت المستخدم إلى إعطاء تقدير معين دون غيره سواء أكان التقدير 1 أم 2 أم 3 أم 4
10 – بعد الانتهاء من فحص الوثائق في كل البطاقة و إصدار الحكم و وضع التقدير يتم جمع درجات الممارسات التي تنتمي إلى كل مؤشر على حدة ثم قسمتها على عدد هذه الممارسات للحصول على متوسط المؤشر
مثال : المؤشر 5 – 1 – 2 يحوي 4 ممارسات ولنفترض أن الممارسة 5-1-2-1 حصلت على تقدير 2 و الممارسة 5-1-2-2 حصلت على تقدير 1 و الممارستان 5-1-2-3 و 5-1-2-4 حصلت كل منهما على التقدير 3 يكون مجموع الدرجات 9 درجات ÷ 4 ممارسات = 2.25 و هذه الدرجة هي متوسط المؤشر