المراجعة الخارجية ..ماذا تعرف عنها ؟

المراجعة الخارجية

يعتمد قرار الهيئة في الاعتماد على عملية المراجعة الخارجية التي تهدف إلى تقويم مدى تحقيق المؤسسة التعليمية متطلبات معايير الجودة والاعتماد من قبل فريق المراجعة، وهكذا تحتل موقعها المميز بين إجراءات الاعتماد.
لذا رأينا إضافة هذه المادة الإثرائية عن هذه العملية

o تشكيل فريق المراجعة الخارجية : يتكون كل فريق من فرق المراجعة الخارجية من ثلاثة إلى خمسة أعضاء، طبقًا لحجم المؤسسة الخاضعة للتقويم، وتتخير الهيئة رئيسًا لفريق المراجعة الخارجية
o يقوم فريق المراجعة في مرحلة الإعداد للزيارة الميدانية بمجموعة من المهام الأساسية، أهمها بالنسبة لنا :
١- فحص ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة: يبدأ عمل فريق المراجعة بتسلمه ملف المؤسسة المقدم للاعتماد،
ويقوم فريق المراجعة بفحص ملف المؤسسة التعليمية المتقدمة للاعتماد بدقة، في ضوء معايير ضمان الجودة والاعتماد؛ لتكوين فكرة شاملة وواضحة عن واقع المؤسسة، وتحديد الجوانب التي ستكون موضع بحث ودراسة و كذلك تحديد أوجه التناقض و عدم الاتساق و القصور و الغموض
2- الزيارة التنسيقية للمؤسسة : يقوم بهذه المهمة قائد الفريق؛ بعد الاتصال بمدير المؤسسة وتحديد موعد لهذه الزيارة، يسبق عملية المراجعة الخارجية الفعلية علمًا بأن عملية المراجعة الخارجية تتم في غضون أسبوعين من هذه الزيارة. و تهدف الزيارة التنسيقية إلى
- تأكيد ترتيبات الزيارة الميدانية، مثل: إجراءات الزيارة، والجدول الزمني، وترتيبات أخرى.
- إفادة المؤسسة عن مدى كفاية المعلومات والوثائق، التي تضمنتها الدراسة الذاتية، وطلب أية معلومات، أو وثائق إضافية.
- تأكيد توافر الوثائق الداعمة (الأدلة والشواهد) أثناء الزيارة الميدانية.
- التقليل من حدة مخاوف المؤسسة من عملية المراجعة الخارجية، و بناء مناخ من الثقة والتعاون مع العاملين في المؤسسة التعليمية، وتوضيح دور المراجعة الخارجية، وآلياتها، وكيف تعد المؤسسة نفسها للزيارة الميدانية.
و يقوم قائد الفريق أثناء الزيارة التنسيقية بـ
- عقد مقابلات مع فريق الجودة، وممثلي مجتمع المؤسسة؛ للتعريف بطبيعة عمل الفريق، وأهداف المراجعة الخارجية، وتأكيد أن عملية المراجعة الخارجية هي عملية محددة الأهداف، تتم في فترة محدودة.
- تأكيد أن مهمة فريق المراجعة تجمع بين التقييم، وبين تقديم النصح والإرشاد، وأن التعاون الصادق بين المؤسسة والفريق ييسر عمل الفريق، ويساعد المؤسسة على الاستفادة من هذه الزيارة .
- طلب توفير بعض الإمكانات: البشرية والمادية، والمعلومات والبيانات، التي من شأنها تيسير عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية، مثل:
- تحديد أحد أعضاء المؤسسة للقيام بدور المنسق؛ لتيسير عمل فريق المراجعة داخل المؤسسة.ويراعى عند اختيار المؤسسة للمنسق أن يكون ممثلا جيدًا لها؛ وهذا يستدعي أن تتوافر لديه القدرة على التواصل الفعال، وأن يكون على وعي كامل بالعمليات والإجراءات، التي استخدمتها المؤسسة في دراسة التقييم الذاتي، فضلا عن إمكانية تفرغه لمصاحبة الفريق أثناء زيارته للمؤسسة، دون تدخل – بالطبع - في عمل فريق المراجعة الخارجية.
- توفير الأدوات التي استعانت بها المؤسسة في دراسة التقييم الذاتي، سواء أكانت الأدوات المشار إليها في دليل أدوات جمع البيانات، الذي أصدرته الهيئة، أم أية أدوات أخرى.
- تجهيز حجرة خاصة للفريق أثناء الزيارة الميدانية؛ لاستخدامها أثناء اجتماعات أعضاء الفريق، أو فحص الوثائق.
- تحديد الإمكانات والمواد، التي يمكن للفريق استخدامها بالمؤسسة أثناء الزيارة.
- توفير خريطة للمؤسسة، وجدول الحصص، وخطة الإشراف، والأنشطة الخاصة بالمؤسسة، وقائمة ببيانات وأسماء العاملين بالمؤسسة، وبياناتهم تشمل: وظائفهم، وأدوارهم؛ حيث تعين هذه القائمة الفريق في تحديد الأفراد المستهدفين بالمقابلات الشخصية.
- تجميع الوثائق التي تمثل الأدلة و الشواهد الخاصة بكل مجال من مجالات المعايير بشكل منظم في الحجرة المخصصة لفريق المراجعة، أو إعداد قائمة بأماكن توافرها.
- تأكيد وجود عينة من المعنيين بالأمر من خارج المؤسسة أولياء الأمور، وأعضاء مجلس الأمناء، وأعضاء المجتمع المحلي لإجراء مقابلات معهم، ويفضل أن يكون ذلك في اليوم الأول للزيارة الميدانية.
- مناقشة جدول الزيارة الميدانية، وتنسيق جدول مبدئي للمقابلات الشخصية لكل من: العاملين بالمؤسسة، والطلبة، والمعنيين بالأمر، واقتراح موعد اللقاء اليومي مع مدير المؤسسة؛ لمناقشة أي صعوبات تواجه الفريق أثناء الزيارة؛ وأي صعوبات قد يسببها الفريق للمؤسسة.

الزيارة الميدانية للمؤسسة:

إجراءات الزيارة الميدانية :

إذا كان جمع الشواهد والأدلة يمثل المهمة الرئيسة لفريق المراجعة؛ فإن أداء هذه المهمة يرتبط بمهام أخرى، وتتلخص هذه المهام فيما يلي:
- بناء علاقة مهنية وإنسانية جيدة مع أفراد المؤسسة؛ تدعم عمل الفريق، وذلك من خلال التنسيق بين رئيس الفريق ومدير المؤسسة، من أجل:
• قيام الفريق في اليوم الأول للزيارة بجولة داخل المؤسسة؛ للتعرف عليها.
• عقد اجتماع قصير، وفي وقت مناسب في اليوم الأول للزيارة، يجمع أعضاء فريق المراجعة والعاملين في المؤسسة- ومن بينهم أعضاء وحده الجودة- للتعريف بالفريق وطبيعة عمله، وتوفير إجابات عن الاستفسارات المتعلقة بالزيارة، وما يترتب عليها.
• عقد اجتماع آخر يجمع أعضاء الفريق والعاملين في المؤسسة في ختام الزيارة؛ حيث يؤكد الفريق في هذا الاجتماع تقديره للمؤسسة وتعاونها في إنجاز عملية المراجعة.
- متابعة سير عمليات المراجعة والتقويم، والعمل على تذليل ما قد يواجهها من صعوبات، وذلك من خلال:
• عقد اجتماع يومي بين رئيس الفريق ومدير المؤسسة.
• عقد اجتماع يومي للفريق؛ لمراجعة خطة عمل اليوم، واجتماع آخر في نهايته؛ لمراجعة إنجازات الفريق.
- تزويد المؤسسة - بصورة عامة - عن أبرز جوانب التميز وجوانب القصور في الأداء، وسبل تحسينها.
- توثيق عمل الفريق بتسجيل كافة: الفعاليات، والأحداث، والملاحظات في مواقعها في أدوات جمع البيانات، وفي وثائق خاصة عند الحاجة.
ويتضح من تحليل هذه المهام أنها ثنائية البعد، بمعنى أن أداءها بنجاح يتطلب التعاون بين رئيس فريق المراجعة وأعضاء هذا الفريق من جهة، ومدير المؤسسة وأعضائها من جهة أخرى.
ويستعين فريق المراجعة الخارجية بمجموعة من الأدوات؛ لجمع بيانات حقيقية، تعكس شواهد وأدلة تتعلق بأداءات المؤسسة، من منظور مؤشرات ومعايير الجودة لمؤسسات التعليم قبل الجامعي.وتتضمن هذه الأدوات أدلة تحليل الوثائق، واستمارات الملاحظة، واستمارات المقابلة: الفردية والجماعية، وقائمة تقييم الممارسات والمؤشرات

معايير المراجعة الخارجية :

يلتزم أعضاء فريق المراجعة في أداء مهامهم بمجموعة من المعايير والضوابط المهنية والأخلاقية، من أهمها:
١ - التحقق من مدى كفاية الأدلة والشواهد المستخدمة في اتخاذ القرار.
٢ - إعداد خطة جيدة ومرنة للمراجعة الخارجية، وتحديد إجراءاتها بوضوح.
٣ - إجراء المراجعة الخارجية في مواقف فعلية وعملية؛ لتقليل الفاقد من المعلومات.
٤ - المحافظة على سرية كافة البيانات والمعلومات.
٥ - الحيادية وبناء الأحكام، ترتيبًا على بيانات صحيحة كاملة، وشواهد واقعية.
٦ - احترام شخصيات أفراد المؤسسة، وطلابها، والزملاء، بغض النظر عن أية اعتبارات.
٧ - التعاون، وتقديم المساعدة لأفراد المؤسسة، ودعم ثقتهم بأنفسهم؛ للنهوض بأدائها.
٨ - نشر نتائج المراجعة الخارجية للمعنيين بالأمر.